Les entreprises sont confrontées à un grand nombre de processus, dont les achats directs et les achats indirects. Ces deux types d’achats ont des caractéristiques différentes, ce qui engendre des défis en termes d’organisation et de gestion pour les responsables. Ainsi, comprendre les différences entre ces deux catégories d’achats ainsi que mettre en place une organisation adéquate permettra de développer une meilleure gestion des dépenses et d’améliorer la performance globale de l’entreprise.
Comprendre les distinctions entre achats directs et indirects
Avant de détailler comment organiser les achats au sein de son entreprise, revenons sur la définition des achats directs et indirects afin de bien comprendre leurs différences.
Les achats directs regroupent toutes les dépenses liées à la production, autrement dit, tout ce qui est nécessaire à la fabrication d’un produit ou à la prestation d’un service. Cela inclut notamment les matières premières, les composants, l’énergie, l’eau et la logistique. Les achats directs ont une incidence directe sur la qualité du produit fini et la satisfaction du client.
Les achats indirects, quant à eux, couvrent tous les autres biens et services nécessaires au fonctionnement quotidien de l’entreprise. On parle ici de fournitures de bureau, de formations, de prestations de conseil, de voyages d’affaires et d’autres dépenses du même ordre. Les achats indirects ont un impact sur la performance et l’efficacité de l’entreprise dans son ensemble.
Organisation interne pour gérer les achats directs et indirects
Il existe plusieurs façons de répartir les responsabilités entre les catégories d’achats au sein d’une entreprise. Une organisation optimale permettra de renforcer la performance et la productivité, tout en limitant les risques liés à une mauvaise gestion des dépenses.
Modèle centralisé, décentralisé ou hybride ? Voici quelques exemples :
Organisation centralisée
Dans cette approche, la gestion des achats directs et indirects est regroupée au sein d’une seule entité. Cette dernière peut superviser toutes les décisions concernant les fournisseurs, les négociations de prix, la sélection et l’évaluation des produits et services. Cette structure offre plusieurs avantages : elle favorise le partage des compétences et des ressources et garantit une plus grande stabilité financière grâce à des économies d’échelle réalisées par l’entreprise.
Organisation décentralisée
La méthode décentralisée repose sur une répartition des responsabilités et des décisions liées aux achats directs et indirects entre plusieurs entités au sein de l’entreprise. Chaque service a alors ses propres budgets, objectifs, priorités, méthodes de travail et fournisseurs. Loin d’être inefficace, une telle organisation peut permettre d’obtenir une meilleure connaissance des métiers, une appropriation des décisions par les collaborateurs et une responsabilisation accrue.
Solution hybride
Certaines entreprises choisissent d’opter pour un modèle alliant centralisation et décentralisation. L’idée est ici de profiter du meilleur des deux mondes : mutualiser certaines compétences et ressources au sein d’une entité centrale, tout en permettant aux services et départements de gérer leurs propres achats directs ou indirects selon leurs besoins spécifiques. Cette organisation nécessite alors une excellente coordination entre les différentes parties prenantes pour être efficace.
Mettre en place un processus d’achats performant
Quelle que soit la méthode d’organisation retenue par l’entreprise, il est essentiel de mettre en place un processus d’achats structuré, rigoureux et transparent. Les principaux éléments à intégrer dans ce processus sont :
– Une définition claire des besoins et des priorités, en accord avec la stratégie globale de l’entreprise
– La sélection de fournisseurs fiables et compétitifs sur le long terme – Des critères d’évaluation de ces fournisseurs, basés sur leur performance en matière de qualité, coûts, délais, innovation et service après-vente – Une gestion adaptée des stocks et des approvisionnements – Le suivi régulier des performances des acheteurs et des fournisseurs, ainsi que la mise en place d’actions correctives si nécessaire
Enfin, n’oublions pas que les achats directs et indirects sont directement liés à de nombreux enjeux économiques, sociaux et environnementaux. Il est donc primordial pour une entreprise d’intégrer la dimension responsable dans sa stratégie d’achats, en prenant en compte des critères tels que la durabilité, l’éthique, ou encore les engagements sociétaux des fournisseurs.